25 Juni 2024 | MRE Software AG

Der Frühling neigt sich langsam dem Ende entgegen. Gerne möchten wir (MRE Software AG) vor den Sommerferien noch einige Neuigkeiten bzw. wissenswerte Informationen weitergeben. In diesem Newsletter finden Sie neue Funktionen, E-Mail-Dienst IncaMail für den elektronischen Austausch schützenwerter Dokumente und rechtliche Anforderungen für digitale Dokumente bzw. Belege.

OP-Listen (Debitoren oder Kreditoren) mit PDF Link

Diese Funktion können Sie unter Optionen für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung via Checkbox «OP-Liste mit Hyperlink anzeigen» freischalten.

Die Belegnummer in den OP-Listen wird dann in blau angezeigt. Der verknüpfte Beleg kann via Mausklick geöffnet werden.

Finanzbuchhaltung – neue Funktionen

• Kontoblätter mit PDF Link

  

• Fibu-Beleg mit Kalkulation für Betragsfeld
  Eingabe kann z.B. wie folgt sein
  Total wird berechnet sobald der Cursor nicht mehr im Feld Betrag ist

  

• Fibu-Beleg mit Buchungstextauswahl
  Alle erfassten Buchungstext werden in einer separaten Tabelle gespeichert und können
  anschliessend via Auto-Search gewählt werden.

  

IncaMail –Dokumente verschlüsselt und nachweisbar per eMail versenden

Dokumente wie Lohnabrechnung, Lohnausweise, etc. sollten nicht direkt via eMail an den Empfänger gesendet werden. IncaMail ist ein Produkt der Schweizerischen Post und ermöglicht Dokumente verschlüsselt und nachweisbar per eMail zu senden. Inntact bietet neu eine entsprechende Schnittstelle an. Diese eMails werden dann zuerst an die Post gesendet. Die Post verschlüsselt diese eMails und informiert den Empfänger über den Erhalt dieser Dokumente. Der Versand dieser Dokumente ist kostenpflichtig (pro Nachricht ca. 0.65 CHF).

Der Empfänger kann die Dokumente wie folgt herunterladen:

Rechtliche Anforderungen für digitale Dokumente bzw. Belege

Gemäss KMU-Portal Bundesrat -> WBF (Eidgenössisches Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung muss folgendes gewährleistet werden:

• Die Daten müssen für eine Dauer von 10 Jahren archiviert werden.
• Echtheit und Verfälschungssicherheit müssen nachweisbar sein.
• Der Zeitpunkt der Speicherung muss unveränderbar und fälschungssicher nachweisbar sein.
• Die Gewährleistung der Lesbarkeit muss erfüllt werden.
• Die Daten müssen innert nützlicher Frist wiederherstellbar sein.
• Dem Datenschutz unterliegende Daten müssen verschlüsselt archiviert werden.
• Verantwortlich ist in erster Linie die Geschäftsleitung

inntact erfüllt die notwendigen und für die Sofware relevante Anforderungen. Weitere Informationen zu diesem Thema sind im folgenden Link verfügbar:

https://www.kmu.admin.ch/kmu/de/home/aktuell/interviews/2022/die-aufbewahrung-von-elektronischen-rechnungen-und-buchungsbelegen-unterliegt-strengen-regeln.html

Folgende Fragen (unabhängig von der Sofware) müssen auch noch geprüft werden:

• Wie lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass Daten auf einem veränderbaren Datenträger integer und unveränderbar abgespeichert sind?
  • archivierte Belege werden innerhalb inntact mit der empfohlenden Format PDF/A gespeichert
  • diese können nicht verändert werden
• Wie lässt sich ein vorzeitiges oder versehentliches Löschen verhindern?
  • Dies lässt sich nicht durch eine ERP-Lösung verhindern
  • Der Datenträger muss entsprechend «konfiguriert werden»
• Wie erfolgt eine ausreichende Dokumentation der Prozesse?
  • Bei Interesse können wir den Prozess innerhalb inntact senden
  • Diese Dokumentation muss aber noch weitere Aspekte wie Verantwortlichkeiten, etc. beinhalten